İş Akışlarınızı Otomatikleştirmek!
Mükemmele ulaşmanın ilk adımı.
İşletmeler günümüzde daha azıyla çok daha fazlasını başarmak için sürekli baskı altındadır. Bunun yanında çalışanlarının becerilerini sürekli olarak geliştirmeleri gerekir. Ve daralan bütçelerle karşı karşıya kalsalar bile karlılığı korurken müşteri taleplerini karşılamaları gerekir.
Bu baskıyı hafifletmenin bir yolu, manuel olarak yürüttükleri iş süreçlerini kolaylaştıran ve optimize eden teknoloji odaklı çözümlerle değiştiren iş akışı otomasyonunu uygulamaktır. Bu kılavuz, iş akışı otomasyonunun mekaniğini, faydalarını, akışı örneklerini ve otomasyonun jobiom iş yönetiminde nasıl göründüğünü inceler.
İş akışı otomasyonu nedir?
İş akışı otomasyonu, insanların manuel olarak yaptıkları farklı türdeki iş süreçlerini, iş akışlarını ve görevleri otomatikleştirme uygulamasıdır. Otomatikleştirme için en iyi adaylar, çok fazla zaman kaybına neden olan tekrarlayan görevler ve süreçlerdir. Örneğin, bir görevi onlara devretmeye hazır olduğunuzda bir ekip üyesine manuel olarak bildirimde bulunmak veya tamamlanan bir işin faturasını kesip müşteriye göndermek iş akış otomasyonunun otomatik yapabileceği işlerdir.
İş akışı otomasyonu nasıl çalışır?
İş akışları, bir iş sürecini tamamlamak için attığınız tekrarlanabilir adımlar kümesidir; otomasyon ise bu adımları otomatik olarak çalıştırmak için benimseyeceğiniz yaklaşımdır. İş akışı otomasyonu bileşenlere dayanır: Tetikleyiciler, koşullar ve eylemler. Tetikleyiciler; bir görev durumu değişikliği, oluşturulan yeni bir öğe veya güncellenen veri sütunları gibi otomatik bir iş akışının başlamasını tetikleyen olaylardır. Koşullar; tetikçilere atanırlar. Örneğin, bir son tarih geçmişse, eylemin takip edilmesi gerekir ya da iş tamamlanmışsa faturasının kesilmesi gerekir. Eylemler; tetikleyici ve koşul karşılandığında gerçekleşecek belirli işin kendisidir. Örneğin bir meslektaşınıza e-posta göndermek veya bir görevi arşivlemek veya faturayı kesmek.
İş akışı otomasyonunun faydaları
İş akışlarınızı otomatikleştirmenin faydaları rolünüze, işinize ve hatta sektörünüze özgüdür. Ancak genel olarak, otomasyonu iş süreçlerinize dahil ettiğinizde aşağıdakileri sonuçları bekleyebilirsiniz:
Maliyet Tasarrufu; İş akışlarını otomatikleştirmenin öncelikli nedeni değerli zaman ve paradan tasarruf etmektir. Ekip üyelerinizin her gün aynı rutin görevleri tamamlaması yerine, maliyet verimliliğini artırmak için bunları otomatikleştireceksiniz.
Azaltılmış İnsan Hatası; İş akışınızı doğru bir şekilde ayarladığınız ve kullandığınız her koşulun etkilerini göz önünde bulundurduğunuz sürece, yol boyunca herhangi bir sürpriz olmayacaktır. Otomasyon aracınız iş akışınızı her seferinde aynı şekilde tamamlayacaktır.
Akıcı İletişim; Manuel görevler ve iş akışları, ekip üyelerinin "Bana kimse söylemedi!" diye ısrar etmesi nedeniyle sıklıkla darboğazlara maruz kalır veya tamamen bozulur. Otomasyon, bir durum değiştiğinde veya ilerlediğinde herkesi döngüde tutar, e-postalar, doğrudan mesajlar veya pano güncellemeleri yoluyla gerçek zamanlı bildirimler ve güncellemeler sağlar.
Organizasyon ve Takip; Otomatik görev yönetimi daha iyi bir organizasyona izin verir, bu nedenle hiçbir şey gözden kaçmaz. Örneğin, bir görev bir ekip üyesine atanırsa ancak belirli bir zaman dilimi içinde tamamlanmazsa, otomasyon görevi yöneticisine iletir veya tamamlamaları için hatırlatıcılar gönderir. Sonuç? Hiçbir şey manuel süreçlerin kaosunda olduğu gibi gözden kaçmaz.
Ölçeklenebilirlik; İşletmeniz büyüdükçe, otomatik iş akışlarınızı, fazladan iş gücü kaynağı almadan artan iş yükünü ve talebi karşılayacak şekilde ölçeklendirmek kolaydır. Örneğin, e-ticaret işletmeniz iki kat daha fazla sipariş almaya başlarsa, daha fazla çalışan işe almanıza gerek kalmadan artan iş yükünü karşılayacak şekilde nakliye etiketi otomasyonunuzu kolayca güncelleyebilirsiniz.
Jobiom, kurumsal şirketleri zaman, para veya yetenek israf etmeden iş stratejisini sonuçlara dönüştürmek için gerekli araçlarla donatır.
Otomasyonun güzelliği, görevleri verimli bir şekilde yönetmek için çok çeşitli iş senaryolarına uygulanabilmesidir. Sonsuz otomasyon örneği oluşturabilir işletmeniz için en iyi kurguyu tasarlayabilirsiniz.
Aşağıdaki örneklerden bazılarını bir başlangıç noktası olarak düşünün, ancak kuruluşunuzda iş akışı otomasyonunu nasıl benimseyebileceğiniz konusunda bir sınır yoktur.
Proje yönetiminde iş akışlarının otomatikleştirilmesi
Proje yöneticileri, bütçelerini aşmadan veya son tarihleri kaçırmadan projelerini tamamlamak için gereken görev akışını yönetmek için yazılım kullanırlar. İş akışı otomasyonu, başarılı proje yönetimini şu şekilde destekleyebilir:
• Bir proje ekip üyelerine atandığında yeni görevler oluşturma
• Belirli aralıklarla, örneğin bir son tarihten bir hafta önce bildirimler ve hatırlatıcılar gönderme
• Görevler veya proje aşamaları için onay süreçlerinin otomatikleştirilmesi
• Önceki görev tamamlandığında proje durumunu otomatik olarak güncelleme
• Müşterilere veya diğer önemli paydaşlara sunulmak üzere raporlar oluşturma
Satış Projesinin iş akışları ile otomatikleştirilmesi
Satış ekipleri, olağanüstü müşteri ve potansiyel müşteri deneyimleri sağlamak için tekrarlayan görevleri ele almak amacıyla otomatik bir satış sürecini şu şekilde kullanabilir:
• Potansiyel müşterilerle yapılan toplantılar veya görüşmelerden sonra takip e-postaları göndermek
• Şirket web sitesinde bir form gönderildiğinde ya da iletişim kanallarından biriyle şirkete ulaşıldığında müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sisteminde yeni potansiyel müşterilerin oluşturulması
• Devam eden anlaşmalarla ilgili önemli eylemler veya son tarihler için hatırlatıcılar gönderme
• Bir anlaşma kazanıldığında veya kaybedildiğinde diğer satış temsilcilerine bildirimde bulunmak
Finans otomasyonu ile rutin işlemlerin otomatikleştirilmesi
Finans ekipleri ayrıca aşağıdaki gibi tekrarlayan görevleri ele alarak iş akışı otomasyonundan da faydalanabilir:
• Fatura oluşturma ve bunları müşterilere gönderme
• Ödeme departmanının yaptığı tekrarlayan faturaları veya abonelikleri ödemek
• Muhasebe yazılımından gelen gerçek zamanlı verilere dayalı olarak finansal raporların ayarlanması
• Otomatik ödeme planlarının kurulması
• Kapanmamış faturalar için müşterilere hatırlatma gönderimi ve kredi kartı ile ödemenin alınması
İnsan kaynakları iş akışlarının otomasyonu
Çalışanın iş başvurusundan ayrılışına kadar, insan kaynakları ekipleri sorunsuz, sıkıntısız bir çalışan deneyimi sağlamak için birden fazla iş akışını otomatikleştirebilir:
• İş Başvuru sürecinin web sitesi entegrasyonları ile belirli seviyeye kadar otomatik yapılması
• Yeni işe alınanlara gerekli evraklar ve belgeleri içeren hoş geldiniz e-postaları gönderin
• Yönlendirmeleri ve ödülleri otomatik olarak izleyerek sorunsuz bir çalışan yönlendirme programı oluşturma
• Performans değerlendirmeleri veya eğitim gereksinimleri gibi önemli İK görevleri için hatırlatıcıların dağıtılması
• Ayrılan çalışanlardan sistemlere erişimin iptal edilmesi ve şirket varlıklarının toplanması dahil olmak üzere işten ayrılma sürecinin otomatikleştirilmesi
Müşteri hizmetleri iş akışlarının otomasyonu
Herhangi bir işletmenin müşterileri, katılımlarının, sorularının ve sorunlarının hızlı ve etkili bir şekilde ele alınmasını ister. İş otomasyonu, temel süreçlerinizi şu şekilde destekleyebilir:
• Her yeni müşteriye sorunsuz bir başlangıç sağlamak için karşılama e-postaları gönderme ve eğitimler ayarlama
• Müşteri sorularını sorun türüne göre doğru destek temsilcisine yönlendirmek, yanıt sürelerini kısaltmak ve ekip üretkenliğini artırmak.
• Hizmet talebini beceri setlerine ve uygunluklarına göre ele almak üzere uygun ekip üyelerini atamak
• Olaydan etkilenen kullanıcılara otomatik durum güncellemeleri sağlamak
• Çözülemeyen sorunların otomatik olarak daha yüksek destek veya yönetim seviyelerine iletilmesi
• Müşteri geri bildirimlerini toplamak ve hizmet kalitesini artırmak için etkileşim sonrası anketler göndermek.
• Tutarlı ve olumlu bir müşteri deneyimi sağlamak için takipleri, durum güncellemelerini ve destek taleplerini otomatikleştirme.
Her işletmenin kendine özgü bir iş yapma biçimi vardır, bu nedenle sonsuz seçenekte iş akışı oluşturabilir ve iş akışı otomasyonunuzun özelleştirilmiş görevler aracılığıyla her manuel adımı doğru bir şekilde taklit etmesini sağlayabilirsiniz.
Jobiom, kurumsal şirketleri zaman, para veya yetenek israf etmeden iş stratejisini sonuçlara dönüştürmek için gerekli araçlarla donatır.